Jeżeli pracujesz w finansach odpowiednio długo, prawdopodobnie znasz ten scenariusz. Siedzisz przy swoim biurku, zajmujesz się bieżącymi tematami. Nie masz pojęcia, że gdzieś w organizacji właśnie trwa bardzo ważna dyskusja. Prezes rozmawia z operacjami. Operacje rozmawiają ze sprzedażą. Ktoś analizuje rynek. Właśnie startuje strategiczny projekt. Ktoś inny próbuje rozwiązać nagły problem.
A potem nagle do finansów przychodzi człowiek z informacją: Decyzja jest. Potrzebujemy tylko budżetu. Albo: Projekt jest już zaakceptowany. Potrzebujemy tylko Twojego podpisu pod umową.
Albo moje ulubione: Prezes już podjął decyzję, działamy tak…. W tym momencie większość CFO ma wrażenie, że właśnie wypadła z obiegu. I zazwyczaj ma rację.
Historia magazynu paliwa
Kilka lat temu zaczęłam używać na szkoleniach przykładu projektu magazynowania paliwa. Nie dlatego, że wydarzył się dokładnie w takiej formie, ale dlatego, że świetnie pokazuje mechanizm, który powtarza się w organizacjach cały czas. I sytuację, którą CFO mógłby rozwiązać bez większego wysiłku.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której ceny paliw zaczynają gwałtownie rosnąć. W dzisiejszych czasach łatwo o taki przykład.
W biznesie bardzo szybko pojawia się dyskusja. Operacje obserwują problem. COO zastanawia się, czy wzrost cen jest chwilowy, czy będzie trwał dłużej. Padają pierwsze pomysły. Ktoś sugeruje większe zakupy. Ktoś inny proponuje zorganizowanie dodatkowej powierzchni magazynowej i zbudowanie zapasu.
Ludzie zaczynają szukać rozwiązań.
Rozmawiają z dostawcami. Sprawdzają możliwości logistyczne. Analizują dostępne lokalizacje. Projekt powoli nabiera kształtu.
I teraz zgadnijcie, kto jest jedną z niewielu osób w organizacji, które prawdopodobnie nadal nie mają pojęcia, że ten projekt już istnieje. CFO.
Drugą osobą jest zazwyczaj prawnik, który za chwilę dostanie umowę do przejrzenia i będzie próbował w ekspresowym tempie zrozumieć temat, o którym wszyscy pozostali rozmawiają już od dwóch tygodni.
Finanse pojawiają się zwykle dopiero wtedy, kiedy trzeba znaleźć budżet, potwierdzić finansowanie albo podpisać dokumenty.
A to oznacza, że projekt ma już właściciela, ma swoich zwolenników, ma za sobą wiele rozmów i najczęściej ma również nieformalnie zielone światło.
I właśnie wtedy CFO zadaje sobie pytanie:
Dlaczego nikt nie przyszedł z tym do mnie wcześniej?
Odpowiedź bardzo często brzmi:
Bo wszyscy byli zajęci rozwiązywaniem problemu i zwracali się tylko do osób, które mogą im w tym pomóc tu i teraz.
To nie zła wola, to przyzwyczajenie
Przez długi czas wydawało mi się, że problem polega na tym, że biznes nie docenia finansów. Dzisiaj myślę, że najczęściej jest dokładnie odwrotnie. Biznes nie wyłącza finansów dlatego, że uważa je za niepotrzebne. Biznes wyłącza finanse dlatego, że działa pod ogromną presją czasu. Finanse natomiast są funkcją, która historycznie rzeczy opóźniała, nie przyspieszała (vide czas na stworzenie raportu czy wszelakie kontrole typu KYC, które są przez tradycyjny biznes postrzegane raczej jako roadblocki).
Kiedy pojawia się problem, ludzie nie myślą o raporcie czy KPI. Myślą o tym, jak ten problem rozwiązać. Nikt nie mówi „Zbierzmy rzetelne dane” albo „Poczekajmy do zamknięcia miesiąca”. Jeżeli dostawca przestaje dowozić surowiec, nikt nie planuje spotkania za dwa tygodnie. Jeżeli konkurencja zmienia ceny, reakcja następuje natychmiast.
Biznes działa według cyklu problemów. Finanse przez lata działały według cyklu raportowego.
Żeby była jasność, nie twierdzę, że dawniej wszystko działało źle.
Wręcz przeciwnie, przez wiele lat rytm raportowania miesięcznego był wystarczający.
Strategie przygotowywano na kilka lat do przodu. Budżety były bardziej stabilne. Otoczenie biznesowe zmieniało się wolniej.
Miesiąc był nie tylko jednostką raportową. Był również sensowną jednostką zarządczą.
Można było zamknąć okres, przeanalizować wyniki i dopiero wtedy podejmować kolejne decyzje.
Dzisiaj ten świat wygląda inaczej.
Miesiąc nadal jest jednostką raportową. Zamknięcie miesiąca przestało być natomiast punktem decyzyjnym.
Dlaczego CFO trafia do projektu za późno?
Najczęściej nie dlatego, że ktoś świadomie go pominął. Dzieje się tak dlatego, że biznes zakłada, że finanse nie wniosą nic sensownego do projektu na tym etapie. Najpierw trzeba ustalić kierunek. Potem podjąć decyzję. Potem uruchomić działania.
A finanse? Finanse pojawią się przy budżecie, kosztach albo podpisach.
Tylko że właśnie wtedy jest już za późno na najcenniejszy wkład, jaki mogą wnieść. Bo największą wartością CFO nie jest dziś znalezienie budżetu. Największą wartością jest pomoc w podjęciu lepszej decyzji.
Przez wiele lat skupialiśmy się na pytaniach „Jak szybciej przygotować analizę?” albo „Jak szybciej zamknąć miesiąc?” To są ważne pytania. Ale dzisiaj coraz częściej ważniejsze okazuje się inne „Jak sprawić, żeby ktoś zaprosił nas do stołu, zanim decyzja zostanie podjęta?”
Bo kiedy słyszymy „Decyzja jest. Potrzebujemy tylko budżetu.” to bardzo często oznacza, że najważniejsza część dyskusji już się odbyła bez nas.