Greenfield finance #2: Dwa filary funkcji finansowej – Księgowość i FP&A

Kiedy mówimy „finanse”, founder myśli zazwyczaj: księgowość. Tymczasem to tylko połowa układanki, i to połowa z mniejszym ROI.

Dojrzała funkcja finansowa opiera się na dwóch filarach:
1) Księgowości,
2) FP&A (Financial Planning & Analysis).

Oba są potrzebne, oba pełnią różne role i oba pojawiają się w organizacji w innym momencie jej rozwoju.

Co robi księgowość, a co robi FP&A?

Księgowość

To fundament działania zgodnie z prawem – funkcja odpowiedzialna za zgodność, podatki, rejestry, dokumenty, sprawozdawczość. Jest ona potrzebna już na bardzo wczesnym etapie rozwoju Spółki, ale wtedy jest najczęściej outsourcowana do zewnętrznego podmiotu. Jest to bardzo dobre podejście ponieważ zewnętrzny podmiot do pewnego etapu jest w stanie zapewnić dużo wyższą jakość niż wewnętrzny dział.

Księgowość odpowiada za:

• poprawność ujęcia operacji w księgach rachunkowych,
• VAT, CIT, pozostałe podatki i kontakty z urzędami,
• księgi rachunkowe i zamknięcia miesiąca/roku,
• bilans, rachunek wyników, cashflow,
• zgodność z przepisami.

Księgowość nie analizuje, nie modeluje i nie buduje strategii. Jej zadaniem jest pokazanie zgodnie z prawdą i obowiązującymi przepisami tego, co już się wydarzyło.

FP&A

To „mózg operacyjny” finansów, funkcja nastawiona na przyszłość, decyzje i skalowanie.

FP&A odpowiada za:

• budżet i forecast,
• analizy marż, kosztów, pricingu, kohort,
• wspieranie sprzedaży, operacji, HR, marketingu,
• przygotowywanie danych zarządczych,
• rekomendacje dla zarządu.

FP&A nie zajmuje się podatkami ani księgami rachunkowymi, choć korzysta z nich jako ze źródła danych. Zadaniem tej funkcji jest rozumieć, co się dzieje i co powinno się wydarzyć dalej na bazie posiadanych danych i trendów.

Księgowość patrzy wstecz. FP&A patrzy do przodu. Razem tworzą funkcję, na której możemy oprzeć wzrost biznesu.

Kiedy księgowość powinna zostać przejęta do wewnątrz organizacji?

To jeden z najczęstszych dylematów rosnących firm, który prawie zawsze za późno wychodzi na światło dzienne.

Moment na insourcing to ten, kiedy:

• firma ma powtarzalne procesy,
• liczba dokumentów rośnie wykładniczo,
• potrzebujesz zamknięcia miesiąca w kilka dni, nie w kilka tygodni,
• potrzebne są korekty, analizy, przeksięgowania,
• zespół chce mieć dostęp do danych „dzień minus jeden”, nie „miesiąc po fakcie”.

Zewnętrzne biuro rachunkowe jest świetne do momentu, kiedy:

• masz mało transakcji,
• nie potrzebujesz kontroli nad procesem,
• nie masz inwestora ani cyklicznych raportów.

Z małą uwagą, że akurat tutaj AI i poukładanie procesów może wnieść dużo wartości i pozwolić na outsourcowanie procesu dużo dłużej, bez konieczności wciągania ludzi do siebie. Tak czy inaczej wszystko zmienia się, gdy firma zaczyna rosnąć.
Wtedy pojawia się potrzeba:

• szybkości,
• jakości danych,
• natychmiastowych odpowiedzi.

Właśnie wtedy trzeba mieć bieżący dostęp do transakcji i wiedzę o dokumentach, najlepiej wtedy księgowość powinna wejść do organizacji.

Kiedy pojawia się pierwsza osoba od FP&A?

FP&A to nie jest pierwsze stanowisko finansowe w firmie. Ale to jedna z najważniejszych ról w momencie skalowania.

Pierwszy analityk/kontroler pojawia się wtedy, gdy:

• firma potrzebuje budżetu,
• sprzedaż i operacje chcą podejmować decyzje w oparciu o liczby,
• zaczyna się myślenie strategiczne: pricing, marże, projekty, ROI,
• potrzebna jest „jedna wersja prawdy” między działami,
• pojawia się inwestor albo bank i oczekiwanie raportów cyklicznych.

Najczęściej jest to moment tuż przed lub tuż po dołączeniu inwestora ale w rozwijających się firmach FP&A powinno się pojawić znacznie wcześniej i wspomóc wzrost.

Procesy – kiedy osiągamy „organizational break even”?

W finansach istnieje moment, w którym firma przestaje „gasić pożary”, a zaczyna działać świadomie. To moment, który nazywam organizational break even.

Występuje wtedy, gdy:

• księgowość działa przewidywalnie,
• dane są spójne i dostępne na czas,
• FP&A buduje rytm zarządczy,
• decyzje nie są oparte na intuicji, ale na danych,
• każdy dział zna swoje liczby i rozumie ich konsekwencje.

Break even nie dotyczy pieniędzy, ale jest to dokładnie moment, w którym Finanse z centrum kosztowego stają się akceleratorem ROI w całym biznesie a organizacja, która staje się sterowalna. Tylko dobrze działające dwie funkcje, księgowość i FP&A, pozwalają osiągnąć ten stan.